Jurnal Hukum Lex Generalis menggunakan Open Journal System (OJS) by PKP untuk manajemen berkas artikel. OJS memudahkan bagi para stakeholder yang berperan dalam proses penerbitan jurnal antara lain Author, Editorial dan Reviewer. OJS seperti tempat satu pintu untuk pemrosesan jurnal. Tidak seperti melalui cara konvensional contohnya menggunakan surat elektronik (Email) untuk mengumpulkan berkas seperti yang dilakukan JHLG pada tahun 2020 atau bahkan hanya mengirimkan melalui pesan singkat (Chat), OJS memang memiliki tahapan tersendiri dalam pengunggahan berkas. Memang tidak semudah mengirim berkas melalui Email atau Chat, akan tetapi untuk koordinasi pemrosesan berikutnya menjadi mudah. Bagaimana cara menggunggah (Submit) berkas melalui OJS? Berikut merupakan langkah-langkahnya.

1. Pertama-tama, daftarkan diri anda terlebih dahulu melalui tautan ini
2. Jika sudah mengisi semua kolom dan mencentang keperluan yang dibutuhkan, klik “Register”
3. Klik pada “Make a New Submission”. Pertama anda akan diarahkan ke Ribbon “Start”
4. Pilih bahasa menjadi “Bahasa Indonesia” lalu centang seluruh “Submission Requirements”. Isikan kolom “Comments for the Editor” dengan volume, nomor dan tema jurnal yang ingin anda ikuti. Klik “Save and Continue”
5. Anda lalu diminta untuk mengunggah berkas di Ribbon “Upload Submission”. Pada “Article Component”, ubah menjadi “Article Text” lalu akan muncul tempat untuk mengunggah berkas
6. Unggah berkas anda, pastikan proses selesai 100% dan muncul Nama Berkas anda. Klik “Continue” dua kali. Jika anda ingin menambah berkas lagi klik “Add Another File” akan tetapi sesuaikan “Article Component” dengan jenis berkas yang ingin anda unggah. Jika tidak ada, klik “Complete”
7. Klik “Save and Continue”. Anda akan diarahkan ke Ribbon “Metadata”. Isi semua data yang diminta, termasuk versi Bahasa Indonesia dan versi Bahasa Inggris. Jika terdapat lebih dari satu penulis, tambahkan pada “Add Contributor”. Jika sudah, klik “Save and Continue”
8. Anda akan diarahkan ke Ribbon “Confirmation”. Disini anda dapat kembali ke Ribbon-Ribbon sebelumnya untuk memastikan ulang berkas dan data yang anda isi sudah benar (catatan: Data tidak dapat diubah kembali setelah proses selesai, jadi kami harap anda benar-benar melakukan pengecekan ulang. Jika terdapat kesalahan data harus mengulang Submission dari awal)
9. Jika sudah, klik pada “Finisih Submission”. Muncul kotak dialog, tinggal di klik saja pada “Ok”
10. Selamat. Berkas dan Data artikel anda telah berhasil diunggah melalui OJS

Jika anda masih bingung, kami juga menyediakan tutorial dalam bentuk gambar tangkapan layar (Screenshot) di bawah ini untuk memvisualisasi cara mengunggah melalui OJS by PKP. Gambar kami modifikasi sedemikian rupa sehingga semua konten dalam suatu formulir dapat disesuaikan (Fitted) dalam satu layar (yang seharusnya perlu di scroll kebawah). Halaman yang sebetulnya lebih luas dan konten antar kolom memiliki spasi yang cukup lebar. Tapi demi kenyamanan dan mengurangi jarak, kami melakukan editing terhadap gambar kami dengan menghapus ruang-ruang tidak penting. Sehingga, anda hanya tinggal mengikuti step-by-step yang telah kami sediakan berikut ini (klik untuk memperbesar gambar).

1. Di halaman Registrasi, anda hanya memerlukan untuk melakukan input data diri (profil) basis anda yang meliputi Nama (dikurangi Nama Belakang), Nama Belakang (Family Name), Afiliasi (Affiliation) yang dapat diisi dengan institusi anda saat ini, dan memilih Negara (Country) yang pastinya Indonesia. Kemudian anda juga diminta untuk mengisi data untuk masuk ke OJS meliputi Surat Elektronik (Email), nama panggilan (Username) hanya berisi kombinasi huruf dan angka, serta Password yang diulang sebanyak dua kali. Kemudian centang di bagian “Yes, I agree to have my data collected and stored according to the privacy statement.” dan “Yes, I would like to be notified of new publications and announcements.”. Yang bagian centang ketiga tidak perlu diisi kecuali jika anda juga berminat untuk menjadi Mitra Bestari jurnal kami.

2. Pastikan seluruh metadata yang diperlukan dalam formulir registrasi pengguna terisi semua dan telah tercentang khususnya untuk poin pertama dan kedua. Apabila anda telah yakin semua data yang telah terinput sudah benar, silahkan klik tombol “Register”. Registrasi berhasil dilakukan jika muncul laman seperti di bawah ini. Halaman itu muncul dengan beberapa opsi untuk pengguna yang berhasil melakukan registrasi. Apabila ingin segera melakukan Paper Submission, maka silahkan klik pada “Make a New Submission”.

3. Dalam laman New Submission, terdapat lima Tab sebagai rambu-rambu tahapan yang harus dilalui oleh penggunggah, yaitu meliputi Start, Upload Submission, Enter Metadata, Confirmation dan Next Step. Di awal, anda akan disambut oleh Tab Start. Hal pertama yang harus anda lakukan adalah mengganti bahasa dari English menjadi Bahasa Indonesia (karena JHLG hanya menerima naskah berbahasa Indonesia untuk saat ini). Kemudian pastikan untuk centang lima poin pada “Submission Requirements”. Jika ingin melihat versi Bahasa Indonesia, arahkan kursor anda ke tulisan “English” di pojok kanan atas laman. Maka akan muncul opsi Bahasa Indonesia yang tinggal anda klik. Centang semua poin-poin persyaratan. Jangan lupa untuk mengetikkan volume, nomor dan tema jurnal yang ingin anda ikuti di bagian “Comments for Editor” / “Komentar untuk Editor” (lihat contoh pada gambar). Di bagian bawah kolom Comments for Editor, terdapat poin yang harus anda centang semua. Kemudian klik “Save and Continue”.

4. Selanjutnya anda akan diarahkan ke Tab Upload Submission. Di kesempatan ini, hal pertama yang harus anda lakukan adalah mengubah jenis artikel menjadi “Article Text” (lihat contoh pada gambar). Unggah berkas anda, bisa pilih manual atau seret langsung berkas anda ke tempat yang telah disediakan. Pastikan proses unggah selesai 100% dan muncul Nama Berkas anda. Klik “Continue” dua kali (dalam dua section berbeda). Jika anda ingin menambah berkas lagi klik “Add Another File” akan tetapi sesuaikan “Article Component” dengan jenis berkas yang ingin anda unggah. Bisa ditambahkan berkas-berkas yang berhubungan dengan penelitian, transkrip, analisis data, dan lain sebagainya (untuk lampiran selain jenis-jenis tersebut bisa dipilih “Others/Lainnya”, lalu lakukan seperti mengunggah naskah artikel anda. Apabila ingin mengganti berkas silahkan klik “Change File”. Jika tidak ada, klik “Complete”. Lalu klik “Save and Continue”

5. Anda lalu diarahkahkan ke Tab Metadata. Disini yang perlu anda isi pertama kali adalah Title. Title diisi judul dalam dua versi, Bahasa Indonesia (kolom atas) dan English (kolom bawah). Kolom untuk English baru muncul ketika anda mengarahkan dan klik kursor kolom isian Title Bahasa Indonesia. Begitu juga dengan Subtitle (jika ada) dan Abstrak. (perhatian! harus diisi semua baik Bahasa Indonesia maupun English, karena OJS JHLG mendukung dua bahasa tersebut) Anda juga diwajibkan menambahkan kata kunci (Keyword) di section paling bawah, untuk Bahasa Indonesia dan English. Setiap frasa atau kata dipisahkan oleh tanda koma (,) yang secara otomatis dipisahkan oleh sistem ketika anda klik koma pada keyboard anda. Kolom pertama untuk Bahasa Indonesia dan kolom kedua untuk English, jangan terbalik!

6. Jika naskah artikel anda ditulis oleh beberapa penulis sekaligus, klik pada “Add Contributor” untuk menambah biodata penulis. Yang harus diisi mirip seperti ketika registrasi (perhatian! dalam kolom nama terdapat versi Bahasa Indonesia dan English, harus diisi semua dengan nama yang sama. sepertinya ini merupakan bug dari OJS versi terbaru, harap maklum), akan tetapi bedanya disini dapat ditambahkan website pribadi/institusi (jika ada, yang harus diawali dengan Http:// atau Https://), Orcid ID (jika ada), Afiliasai (institusi asal, jika ada), Jabatan atau Posisi dalam institusi (jika masih dalam masa studi, dapat dituliskan “Mahasiswa Aktif”). Centang pada bagian “Author” di Contributor’s Role. Jika orang yang anda tambahkan merupakan kontak korespondensi, centang pada bagian “Principal Contact”. Lalu klik “Save”. Jika anda ingin mengubah biodata anda (atau menambah data), klik tanda panah kiri kecil di samping kanan nama anda lalu klik “Edit”.

7. Anda akan masuk ke laman Tab Confirmation. Disini anda hanya akan melihat satu kalimat pengumuman yang meminta anda mengkonfirmasi kembali semuanya, baik naskah yang diunggah maupun metadata (beserta biodata). Untuk memastikan kembali naskah anda, silahkan klik Tab Upload Submission. Jika sudah, klik “Save and Continue” untuk memastikan kembali metadata dan biodata anda. Jika sudah yakin, klik “Save and Continue” lagi dan anda akan diarahkan ke Tab Confirmation ini. (perhatian! Data tidak dapat diubah kembali setelah proses selesai, jadi kami harap anda benar-benar melakukan pengecekan ulang. Jika terdapat kesalahan data harus mengulang Submission dari awal) Jika sudah yakin, klik “Finish Submission”.

8. Apakah tahap Submission OJS sudah selesai? Belum! Pastikan untuk tidak meninggalkan laman terlebih dahulu. Setelah klik “Finish Submission”, akan ada kotak dialog yang menanyakan kembali keyakinan anda akan berkas dan metadata serta biodata. Jika sudah yakin benar, klik “OK” untuk menyelesaikan proses Journal Submission.

9. Jika anda telah melihat laman seperti gambar di bawah ini, maka selamat! Proses Submission OJS anda sudah selesai dan semua data akan langsung terekam oleh sistem. Sampai disini, berkas dan data anda dapat diakses oleh editorial dan Mitra Bestari yang berwenang. Silahkan klik “Return to Dashboard” untuk kembali ke laman awal akun anda dan pastikan kembali sudah terdapat list Submission anda (yang dapat anda klik di bagian judul naskah anda untuk melihat kembali detailnya).

10. Perlu anda ketahui, terdapat beberapa status penting untuk menunjukkan sampai mana tahapan pemrosesan berkas anda: Awaiting Assignment, In Review, Published.